مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری در مدیریت مالی و اقتصادی، اهمیت نرم‌افزار حسابداری مالی به شدت توسط مدیران کسب و کارها تأکید می‌شود. بر اساس آمار، حدود 53 درصد از مدیران عامل و مدیران ارشد مالی در مشاغل کوچک در ایالات متحده به شدت به ادغام نرم‌افزار حسابداری در عملیات مالی و تجاری خود نیاز دارند. این تحقیقات نشان می‌دهد که در دنیای نرم‌افزار و فناوری، هر کسب و کاری به دنبال نرم‌افزار حسابداری مالی یکپارچه است تا تمامی عملیات حسابداری خود را به بهترین نحو مدیریت کند.
هنگام شروع به کار، تمام شرکت‌ها با انتخاب نرم‌افزار حسابداری مواجه می‌شوند. برخی کسب و کارها در ابتدا به منظور کاهش هزینه‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری رایگان یا معمولی استفاده می‌کنند.
اهمیت و نقش نرم افزار حسابداری
با پیشرفت فناوری و همگرایی جامعه با آن، بخش قابل توجهی از وظایف نیروی انسانی به تکنولوژی منتقل شده است. شرکت‌های فناوری به منظور ساده‌سازی این وظایف، سیستم‌های اداری و مالی، از جمله نرم‌افزارهای حسابداری، را توسعه داده‌اند. این نرم‌افزارها باعث تسریع و تسهیل در مدیریت امور اداری و مالی و بخش حسابداری می‌شوند.
در دهه‌های اخیر، نرم‌افزارهای حسابداری تغییرات قابل توجهی در حوزه حسابداری واحدهای تجاری و تولیدی ایجاد کرده و باعث افزایش رونق و سوددهی در بازار کسب و کار شده‌اند.
این نرم‌افزارها در واقعیت، فرآیند امور مالی و حسابداری را در زمینه‌های گوناگون برای فروشگاه‌ها، شرکت‌ها، کارخانه‌ها و سایر حوزه‌های کاربردی بهبود می‌بخشند و سرعت این فرآیند را افزایش می‌دهند. بخش‌های اصلی نرم‌افزارهای حسابداری شامل انبارداری (ورود و خروج کالاها)، مدیریت وجوه نقد و چک (حساب‌های بانکی و صندوق‌ها)، خرید و فروش، و بایگانی اطلاعات و اسناد می‌شوند.
اهمیت نرم افزار حسابداری در رشد و تحول کسب و کارها
استفاده از یک نرم‌افزار مالی یا حسابداری مناسب، امکان نظارت و مدیریت بهتر شرایط مالی شرکت را فراهم می‌کند. بخش حسابداری به عنوان یکی از بخش‌های حیاتی هر شرکت، موضوع اصلی حوزه حسابداری می‌باشد. در واقع، حسابداری به عنوان زبان کسب و کار در شرکت‌ها شناخته می‌شود. این علم از دوران باستان به عنوان ابزاری برای نخستین بار مورد استفاده قرار گرفته و در طول زمان، توسعه یافته و بهبود یافته است.
حسابداری دارای شاخه‌های متعددی از جمله حسابداری مالی، حسابداری تولید و حسابداری مدیریت است. حسابداری مالی و حسابداری مدیریتی به عنوان جزء اساسی در فرآیندهای حرفه‌ای کسب و کار شناخته می‌شوند. حسابداری مالی بر پایه گزارش‌های قانونی تمرکز دارد، در حالی که حسابداری مدیریتی به تأمین نیازهای مدیران اختصاص دارد و بر گزارش‌های مختلفی برای استفاده داخلی شرکت تمرکز دارد. در این سند، به اهمیت حسابداری در محیط کسب و کار پرداخته می‌شود.
اهمیت چند نکته استفاده از نرم افزار حسابداری
برای کسب و کارهای کوچک، مدیریت دفاتر حسابداری به عنوان یک وظیفه کوچک تلقی نمی‌شود. توجه به جوانب کلیدی سیستم‌های حسابداری و مالی و ثبت گزارش‌های مالی از طریق نرم‌افزارهای حسابداری بسیار حیاتی است، زیرا این ابزارها می‌توانند به مدیر در درک نقاط قوت و ضعف کسب و کار کمک کرده و اطلاعات دقیقی را ارائه دهند. امروزه، استفاده از یک دفتر کل یا فایل اکسل برای انجام امور حسابداری دیگر کافی نمی‌باشد.
حسابداری به عنوان یک فعالیت خدماتی در نظر گرفته می‌شود. با پیشرفت علم حسابداری و ادغام فناوری اطلاعات و علم برنامه‌نویسی، بسیاری از نرم‌افزارهای مالی و حسابداری به وجود آمدند که قادرند با سهولت امور مالی و حسابداری شرکت‌ها را با ورود داده‌ها به سیستم انجام دهند. این نرم‌افزارها از تجمع حجم اطلاعات و صورت‌های مالی در یک ساختار منظم و واضح جلوگیری کرده و فرآیند را ساده‌تر و شفاف‌تر نموده‌اند.
تنها کاری که باید انجام دهید، اطلاعات دقیق را به نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی جامع خود وارد کنید تا تمام فرآیندهای جمع‌آوری داده، تجزیه و تحلیل، و ارائه گزارشات و خروجی‌های موردنیاز به شما ارائه شود.
1-استفاده آسان از نرم افزار حسابداری: کاربر نرم‌افزار حسابداری باید توانایی کار با داشبورد را داشته باشد و به طور مسلط عملیات ابتدایی حسابداری را با چند کلیک ساده انجام دهد. برای این منظور، نیاز به آموزش ویژه دارد. مدیران دیگر نیازی به صرف زمان ارزشمند خود برای سفارشی سازی صورتحساب برای هر مشتری خاص یا مواجهه غیرمنتظره با سررسید یک قبض ندارند.
2-هماهنگ بودن با سایر نرم افزارها: هر کسب و کار به عنوان یک واحد منحصر به فرد شناخته می‌شود و از ابزارهای متعدد برای پیشبرد امور خود استفاده می‌کند. این ممکن است شامل استفاده از برنامه‌های کاربردی متفاوت برای مدیریت بخش‌های مختلف کسب و کار باشد. همچنین باید در نظر داشته باشید که زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد می‌رسد، ممکن است از ابزارهای متنوع دیگر برای مدیریت حجم بالای کار استفاده کنید. به طور کلی، افزایش انعطاف‌پذیری کسب و کار شما مزیتی بهتر و مفیدتر ایجاد می‌کند.
3-متصل شدن به بانک: احتمالاً قابلیت اتصال دفاتر حسابداری به بانک از اهمیت بیشتری نسبت به هماهنگی با پلتفرم مدیریت کسب و کار برخوردار است. در گذشته، وارد کردن دستی تراکنش‌های بانکی در نرم‌افزار تحت ویندوز انجام می‌شد، اما امروزه این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند. اطلاعات بانکی و کارت اعتباری می‌توانند مستقیماً به نرم‌افزار حسابداری شما وارد شوند و تطبیق تراکنش‌های بانکی با تراکنش‌های حسابداری نیازمند یک فرآیند دقیقتر و موثرتر از روش‌های قبلی است.
4-محافظت از اطلاعات: هنگامی که داده‌های مالی در فضای حافظه ذخیره می‌شوند، دیگر خطر از دست رفتن اطلاعات حیاتی به دلیل مسائلی مانند آسیب درایو هارد کامپیوتر، نوسانات برق یا ریختن مایعات وجود ندارد. داده‌ها در سرورهای داخلی یا خارجی برای شما ذخیره می‌شوند. ایجاد نسخه پشتیبان نیز در میان تولیدکنندگان متفاوت ممکن است متفاوت باشد، بنابراین اطمینان حاصل کنید که این موضوع را در تصمیم‌گیری‌های خود در نظر گرفته‌اید.
سخن پایانی
مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری در مدیریت مالی و اقتصادی، با بهره‌گیری از این ویژگی‌ها، اکنون می‌توانید یک نرم‌افزار حسابداری با تطابق با نیازهای ویژه کسب و کارتان را انتخاب کرده و وظایف روزمره حسابداری را بهبود بخشیده و سهولت بیشتری در دسترس داشته باشید. این گزینه به شما امکان می‌دهد تا یک دیدگاه جامع از وضعیت مالی شرکت پیدا کرده و توان تصمیم‌گیری برای راهبری به شکل منطقی و سودآور در کسب و کار را به دست آورید.