چگونه نرم افزار حسابداری می تواند به بهبود عملکرد مالی شرکت شما کمک کند؟ در هر مشاغلی، بدون توجه به اندازه و وسعت آنها، نیاز به امور حسابداری وجود دارد. قبلاً این کارها ممکن بود با دست یا با استفاده از صفحات گسترده اکسل انجام شود، اما با پیشرفت تکنولوژی، این روش‌ها منسوخ شده‌اند. امروزه، بسیاری از کسب و کارها از نرم‌افزارهای حسابداری برای پیگیری فرآیندهای حسابداری خود استفاده می‌کنند.
مسائل مربوط به حسابداری، حسابرسی و به طور کلی مدیریت اموال از سال‌های گذشته تاکنون اهمیت بسیاری داشته‌اند. علم حسابداری، همواره انسان‌ها را قادر به مدیریت راحت‌تر و طبق یک فرآیند مشخص، به مسائل مالیِ کسب و کار یا حتی مسائل مالی شخصی خودشان کرده است.
این علم روز به روز گسترده‌تر شده و به خصوص با گسترش صنایع و وقوع انقلاب صنعتی در چندین قرن گذشته، اهمیت آن دوچندان شده است. با پیشرفت علم و ظهور کامپیوتر و استفاده از نرم‌افزارهای مختلف، حسابداری و حسابرسی به‌طور هوشمندانه‌تر و دقیق‌تر انجام می‌شود.یک نقطه مهم برای محصولات نرم‌افزاری حسابداری شرکتی وجود دارد که به آن به عنوان مجموعه‌های مدیریت مالی نیز اشاره می‌شود و نیازهای شرکت‌های کوچک و متوسط و حتی شرکت‌های جهانی را برآورده می‌کند.
اهمیت وجود نرم افزار حسابداری در شرکت شما
از آنجایی که حسابداری یکی از مهم‌ترین وظایف تجاری است، این موضوع به عنوان یک مبحث اساسی تلقی می‌شود. انتخاب برنامه مناسب برای برآوردن نیازهای شرکت، به معنای داشتن عملیات حسابداری خوب و مقابله با مشکلات مالی، چه امروز و چه در آینده، بسیار اهمیت دارد.انواع متنوعی از نرم‌افزارهای حسابداری ارائه می‌شود. این محصولات شامل برنامه‌های حسابداری نسبتاً ساده و انواع پلتفرم‌های حسابداری اصلی هستند که با چندین فرآیند تجاری ادغام شده‌اند.
چرا از نرم افزار حسابداری استفاده می شود؟
- زمان کمتری میبرد: نرم‌افزارهای حسابداری از وقت شما صرفه‌جویی می‌کنند، زیرا استفاده از یک دفترچه و خودکار زمان زیادی را می‌طلبد. این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تمام تراکنش‌های خود را بر روی پلتفرم‌های دیجیتال در زمان کوتاه‌تری انجام دهید. با توجه به طراحی نرم‌افزارهای حسابداری برای سهولت کارهای شما، به راحتی می‌توانید در وقت خود صرفه‌جویی کنید.
- کاهش خطا: اشتباهاتی که شرکت‌ها در این مرحله ممکن است انجام دهند، تهدید بزرگی برای آنها محسوب می‌شوند. برنامه‌های نرم‌افزار حسابداری شرکتی با پیش‌بینی این خطاهای احتمالی، به کاهش خطرات کمک می‌کنند.
- گزارش داده مهم: این نرم‌افزار حسابداری امکان ارائه گزارشاتی را فراهم می‌کند که شما می‌توانید در آن تمام مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، و کنترل خود را مشاهده کنید و آنها را به دلخواه خود تغییر دهید.
- محافظت از داده شما: اطلاعات شما در سرورهایی که تحت کنترل شما قرار دارند ذخیره می‌شوند. با اختصاص دسترسی به افراد مورد نظر، اطمینان حاصل می‌کنید که امنیت حسابداری و دفاتر شرکت حفظ می‌شود.
- موفقیت تجاری شما: هر اندازه و هر صنعتی که مشاغل در آن فعالیت داشته باشند، نیازمند استفاده از نرم‌افزار حسابداری شرکتی هستند. این برنامه‌ها به شما امکان می‌دهند تا تمامی فرآیندهای خود را از طریق یک پلتفرم مدیریتی یکپارچه مدیریت کنید و با افزایش کارایی و سودآوری خود به موفقیت دست یابید.
- حساب پرداختی و دریافتی: نرم‌افزار حسابداری یک راهکار کامل برای حسابداری شرکت‌ها ارائه می‌دهد. این سیستم به شرکت‌ها کمک می‌کند تا موارد تکراری را کاهش داده، بودجه‌بندی و پیش‌بینی بهتری ارائه کنند، مدیریت هزینه‌ها را به طور جامع و منطبق با طبقه‌بندی مناسب انجام دهند. همچنین، یکپارچه‌سازی با سیستم‌های بانکی فراهم می‌کند، امکان حسابرسی دقیق‌تری را فراهم می‌کند و سابقه دقیقی از تمام دارایی‌ها و بدهی‌ها را حفظ می‌کند. این نرم‌افزار به دلیل یکپارچه بودن حساب‌های پرداختی و دریافتنی، عملیات مالی را به راحتی انجام می‌دهد.
- مدیریت پول نقدی: ویژگی‌های مدیریت پول نقد در نرم‌افزار حسابداری شامل تطبیق خودکار تراکنش‌های نقدی با صورت‌های حساب بانکی است و ارائه یک دید دقیق از وضعیت نقدی فعلی. این ویژگی‌ها به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا تصمیمات نقدی مانند سرمایه‌گذاری و استقراض را با استفاده از پیش‌بینی‌های خودکار بر اساس بدهی‌ها، مطالبات، دفاتر فرعی حقوق و دستمزد، و تراکنش‌های خارجی اتخاذ کنند.
نقش نرم افزار حسابداری بر بهبود عملکرد مالی شرکت
در زمینه‌هایی مانند امور مالی و حسابداری، نرم‌افزار حسابداری نقش حیاتی در کاهش زمان‌های هدر رفته و اشتباهات ممکن در فرآیندهای کسب و کار دارد. درج فاکتور یکی از فعالیت‌های روزمره در هر شرکت است که نیازمند وقت و توجه حسابداری است. ثبت منظم فاکتورها برای نظارت بر وضعیت بدهی/اعتبار حساب‌های جاری، طرح‌های جمع‌آوری-پرداخت، و معاملات پایان ماه اهمیت دارد.
درج فاکتور می‌تواند به صورت روزانه یا هفتگی بسته به تراکم شرکت‌ها انجام شود. اما وارد کردن دستی اقلام صورتحساب الکترونیکی به سیستم توسط کاربر فرآیندی زمان‌بر و پرخطا است. این فرآیند مبتنی بر نیروی انسانی است و هر گونه اشتباهی می‌تواند با ایجاد اختلال در فرآیندهای تجاری، ریسکی را برای شرکت ایجاد کند.
نرم افزار حسابداری شرکتی
غالباً، نگرانی‌های جغرافیایی عوامل اصلی تعیین‌کننده هستند. یک شرکت با عملیات جهانی و پایگاه مشتری باید نرم‌افزار حسابداری مناسبی برای ملاحظات سازمانی و بین‌المللی داشته باشد. این پلتفرم باید قادر به پشتیبانی از چندین زبان، ارز، قوانین و مقررات مالیاتی باشد. با این رویکرد، این شرکت قادر است تجارت، از جمله تجارت الکترونیک، را در سرتاسر جهان انجام دهد، بدون اینکه مشکلاتی به دلیل تفاوت‌های ارزی، موانع زبانی، محدودیت‌های نظارتی و سایر چالش‌ها ایجاد شود.
اهمیت دادن به قوانین مالیاتی
هر کشور دارای قوانین مالیاتی و الزامات گزارشگری خاص خود است و نرم‌افزار حسابداری باید قادر باشد این عوامل را در نظر گرفته و با هر تغییری هماهنگ شود. مقررات نیز به طور مداوم در مناطق مختلف در حال تغییر هستند و نرم‌افزار حسابداری شرکتی نیز باید این تغییرات را در نظر بگیرد.
سخن پایانی
چگونه نرم افزار حسابداری می تواند به بهبود عملکرد مالی شرکت شما کمک کند؟ نرم افزار حسابداری شرکتی به دلیل داشتن ابزارهای حسابداری قوی با نرم افزار حسابداری مخصوص مشاغل کوچک تفاوت دارد. این نرم افزار ویژگی‌های مدیریت مالی بزرگ‌تری را فراهم می‌کند و اتوماسیون بیشتری را برای کسب وکار فراهم می‌سازد. این به معنی آن است که کارمندان می‌توانند زمان کمتری را برای انجام کارهای حسابداری ساده مانند صدور صورتحساب‌ها و فاکتورها، یادآوری مداوم پرداخت‌های دیرهنگام و … صرف کنند.